*このメールは以前名刺を交換した方に送信しております*
こんにちは、橋本エンジニアリング 営業部の前田です。
業務を遂行する中で、「
担当者が不在で業務が滞ってしまった」
こんな経験はないでしょうか?
今回は、業務の進め方や内容をある特定の担当者のみしか把握していない状態
=『
属人化』についてお伝えします。
属人化が発生する原因
そもそも、なぜ属人化が発生してしまうのでしょうか。
よくある原因を4つ挙げてみます。
①業務の専門性が高い専門的な知識や技術が必要な業務は属人化しやすくなります。
誰しもが持つスキルではないこと、短期間で見に着くものでもないからです。
②マニュアルが整備されていない業務の進め方がマニュアルで標準化されていないと、
担当者はそれぞれのやり方で業務を進めることになり、
業務の品質に差が出る原因に繋がります。
③情報共有の仕組みがない何をどこまで、どのように社内で共有するかの仕組みがないと、
各担当者がそれぞれ情報を抱えたままブラックボックス化してしまいます。
④社員にとって属人化を解消するメリットがない業務の属人化=「この業務は自分にしかできない!」ということを
担当者が優位に感じている場合です。
また、属人化解消のための取り組みが評価されにくい場合は、
ノウハウや情報共有をしたがらなくなります。
属人化の解消方法
属人化を解消するための方法を5つ挙げてみます。
①業務の仕組みをシンプルにするまずは、業務の内容、進め方をひとつひとつ洗い出し、見える化します。
そのうえで、シンプルにできる項目がないかを検証します。
業務をシンプルにすることで、
②のマニュアルの整備にも取り掛かりやすくなります。
②マニュアルを整備する①で洗い出し、シンプルにした業務をマニュアルに起こします。
マニュアルは誰が見ても業務が遂行できるよう、
文字だけでなく画像、時には動画を入れると分かりやすくなります。
作成したマニュアルは誰でも閲覧できるようにしておきましょう。
また、定期的に内容の見直しを行い、
常に最新の状態であるように更新することも大切です!
③コミュニケーションを強化する定期的にミーティングを開催したり、
コミュニケーションツールを導入するなどの
コミュニケーションの強化も属人化解消への重要なポイントです。
社員間でコミュニケーションを取ることで情報共有がしやすくなります。
④業務内容を分散させる特定の担当者のみに業務を集中させるのではなく、
複数の担当者が業務に携わるようにすることも属人化解消に役立ちます。
また、複数の担当者がいることで、ミスや不正の防止にも繋がります。
⑤ITツールを活用する例えば、情報共有を活発にさせるためのコミュニケーションツールや、
進捗確認ツール、マニュアルを簡単に作成するためのツール等
属人化を解消するために役立つ様々なツールが存在します。
必要に応じてITツールも活用していくことが重要です!
次回は当社での属人化解消への取り組みをご紹介します!
それでは、次回のメルマガもお楽しみに(^^)/